Privacy beleid/Protocol van TPV Bokt.
1. Algemeen
Dit privacy beleid/protocol is van toepassing op alle persoonsgegevens die TPV Bokt verwerkt van haar leden, donateurs, deelnemers en andere geïnteresseerden. Indien je lid wordt van TPV Bokt, een donatie doet of om een andere reden persoonsgegevens verstrekt, geef je uitdrukkelijk toestemming om je persoonsgegevens in lijn met dit privacy beleid/protocol te verwerken. Wij adviseren je om het privacy beleid/protocol door te lezen en eventueel te bewaren voor je eigen administratie.
2. Persoonsgegevens
Tennisvereniging Bokt hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In dit privacy beleid/protocol document geven wij informatie over hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. TPV Bokt houdt zich in alle gevallen aan de van toepassing zijnde wet en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit impliceert dat wij in ieder geval:
- Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit document;
- Verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
- Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
- Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
- Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
- Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.
3. Verantwoordelijke
Verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens is: TPV Bokt, Anconalaan 1 te Eindhoven. De functionaris leden/donateur beheer is bereikbaar via [email protected]
4. Welke persoonsgegevens van leden verwerkt de ledenadministratie en voor welk doel
4.1 In het kader van het lidmaatschap worden de volgende persoonsgegevens verwerkt:
a) voor- en achternaam, geboortedatum, geboorteplaats, geslacht
b) adresgegevens, eventueel postadres
c) telefoonnummer(s), e-mailadres(sen), bankrekeningnummer(s) (IBAN)
d) soort lidmaatschap (tennis, padel of ‘vrienden van bokt’), speelsterkte
e) overige persoonskenmerken persoonsgegevens die benodigd kunnen zijn voor onze organisatie zoals bv social media accounts functie(s), commissielidmaatschap(pen) en andere aanduidingen
4.2 De ledenadministratie verwerkt de in sub 24.1 genoemde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
a) Je naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres worden gebruikt voor contact over het lidmaatschap en de eventuele opzegging daarvan, aan- en afmelden t.b.v. lidmaatschap van de knltb, aan- en afmelden t.b.v. certificeringen van 3e instanties, voor de verstrekking van de door jou aangevraagde informatie of het afhandelen van de van jouw verkregen informatie.
b) Je naam, adresgegevens en, telefoonnummer en e-mailadres worden gebruikt voor het versturen van uitnodigingen en informatie over diensten en activiteiten van TPV Bokt
c) Je naam en bankrekeningnummer worden gebruikt om betalingen van het lidmaatschapsgeld, cursussen, trainingen, bestellingen en afgenomen diensten af te wikkelen.
4.3 Je naam en telefoonnummer worden tot uiterlijk een twee jaar na afloop van de overeenkomst van het lidmaatschap bewaard en eventueel gebruikt om je te vragen naar je ervaringen en je te informeren over de ontwikkelingen op bij de club. Het kan voorkomen dat een lid een (wettelijke) vertegenwoordiger heeft, dan vraagt TPV Bokt de volgende persoonsgegevens van de (wettelijke) vertegenwoordiger.
a. Relatie: ouder familielid, curator en/of begeleider
b. Voornaam, achternaam
c. Telefoonnummer
d. E-mailadres
e. Naw gegevens
f. Banknummer(s) IBAN
E-mail berichtgeving (opt-out): De ledenadministratie redactie gebruikt je naam en e-mailadres om je haar e-mail nieuwsbrief met informatie over activiteiten, diensten en andere interessante informatie over het lidmaatschap van TPV Bokt toe te mailen. Leden die deze e-mails niet willen ontvangen kunnen, via een link onderaan de nieuwsbrief, zich afmelden voor de ontvangst ervan.
5. Persoonsgegevens van sponsors
Persoonsgegevens van sponsors worden door TPV Bokt verwerkt ten behoeve van informatieverstrekking in de vorm van nieuwsbrieven en/of gerichte contacten. Grondslag voor deze persoonsgegevens is een mondelinge of schriftelijke toestemming. Voor het bovenstaande doel kan TPV Bokt de volgende persoonsgegevens vragen:
- Voornaam, achternaam
- Telefoonnummer
- E-mailadres
- Adres (straat, huisnummer, postcode, woonplaats) Naw gegevens
- IBAN Uw persoonsgegevens worden door TPV Bokt opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking tot 2 jaar nadat de sponsoring door u wordt beëindigd.
6. Verstrekking aan derden
De gegevens die u aan ons geeft, kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden dan wel voortvloeit uit een wettelijke verplichting. Wij maken gebruik van een derde partij: KNLTB. Gezien het feit dat u zowel lid bent van de TPV Bokt als lid van de KNLTB (art. 2 reglement KNLTB) is tussen de vereniging en de KNLTB geen verwerkingsovereenkomst vereist. Voor de verwerkingsgrondslag en privacyverklaring van de KNLTB verwijzen wij u naar de website van de KNLTB. Wij geven nooit persoonsgegevens door aan partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.
7. Minderjarigen
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.
8. Bewaartermijnen
De stichting AVG voor Verenigingen bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt en wel op grond van de wet is vereist. Voor TPV Bokt betekent dit dat de ledenadministratie uw persoonsgegevens bewaart gedurende de duur van je uw lidmaatschap(pen) tot maximaal een twee jaar na afloop van dit lidmaatschap. Aansluitend worden de persoonsgegevens vernietigd.
9. Beveiligingsmaatregelen en verwerkers
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:
-Alle personen die namens TPV Bokt van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan door ondertekening van een geheimhoudingsverklaring; -We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
-We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding of noodzaak toe is;
-We maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
-We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
-Onze medewerkers en vrijwilligers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
10. Inzagerecht, verwijdering en vragen klachten
-Via de ledenadministratie van TV Bokt kan je een verzoek indienen om je persoonsgegevens in te zien, te ontvangen, te wijzigen of te verwijderen. De ledenadministratie zal je verzoek in behandeling nemen en je binnen een maand na ontvangst hierover informeren.
-Indien je bezwaar wilt maken tegen de (verdere) verwerking van je persoonsgegevens als bedoeld in artikel 4, kan je eveneens contact opnemen met de ledenadministratie.
-Indien je klachten hebt over de wijze waarop TPV Bokt je persoonsgegevens verwerkt of je verzoeken behandelt, kan je contact opnemen met de functionaris gegevensbescherming.
-Eventuele andere vragen of opmerkingen over dit privacy beleid/protocol kunnen worden gericht aan onze ledenadministratie via [email protected].
11. Wijzigingen
Dit privacy beleid/protocol kan worden gewijzigd. De wijzigingen worden via de website bekend gemaakt. Wij adviseren dan ook om regelmatig het privacy beleid/protocol te bekijken.