Gegevensopslag AGV

Vastlegging gegevens bij de diverse commissies t.b.v. AVG

Paviljoen Commissie

De Paviljoen Commissie gebruikt (een deel van) de ledenlijst ten behoeve van de bardienst. Deze lijst ligt achter de bar (in het kastje) Dit is nodig, zodat degene die bardienst heeft, de opvolgende bardienst-persoon kan benaderen voor de overdracht (afleveren) van de roulatiesleutel. Welke gegevens De gegevens betreffen Naam, adres, woonplaats en ook de telefoonnummers. Beheer: Deze ledenlijst wordt, alleen door Klaas Jan, regelmatig gedownload, om de actualiteit van de n.a.w. gegevens te waarborgen. Hij maak daar een lijst van. Gegevens die niet nodig zijn voor het gebruik achter de bar worden door verwijderd. Het bestand van deze "verkorte" ledenlijst staat eveneens, maar dan met het email adres, als back up op de laptop die alleen door de paviljoencommissie wordt gebruikt. Daar kunnen alleen Max en ik bij. Het email adres wordt af en toe gebruikt om, als dat nodig is, een bericht te sturen m.b.t. bardienst o.i.d.  

Redactie

Privacygegevens die door de Redactie worden verwerkt en beheerd.
Redactie: Pieter Stel.
Welke gegevens: Download 1x per maand uit ledenbestand dat op de website is te vinden: Nummer gebruiker​, geboortedatum, voornaam​, achternaam​, initialen. Tussenvoegsel, adres, postcode​, woonplaats, land, emailadres, telefoonnummer, 06 gsm​, geslacht, categorie​, publiek​ 1, speelsterkte enkel, speelsterktedubbel, ledengroepen, registratie, status   Download wordt op eigen PC binnengehaald en opgeslagen. (Mary van Zomeren heeft deze rechten ook voor andere doeleinden) De bovenstaande gegevens worden geïmporteerd in Laposta het programma waarin de nieuwsbrief wordt gemaakt. In Laposta worden onderstaande gegevens vastgelegd. Maandelijks wordt actuele ledenlijst geïmporteerd.  

Irene van Gool

Zij werk in PCleden. Hiervoor beschikt zij over alle namen van de leden met hun persoonlijke gegevens zoals adres, geboortedatum, telefoonnummer, emailadres, bankgegevens, nodig om de incasso’s aan te leveren bij de Rabobank. Daarnaast heeft zij in de loop der jaren een lijst gemaakt van alle commissieleden. Hierin staan alleen de namen met het aantal jaren dat zij als vrijwilliger in een bepaalde commissie hebben deelgenomen. Van hieruit doet zij de aanvrage bij de gemeente Eindhoven voor een vrijwilligerspenning.

Sponsor Commissie

Voor het privacyprotocol hebben zij te maken met twee leden waarvoor zij de n.a.w. gegevens en telefoonnummers nodig hebben. Dat zijn de Heer Westphal en van de familie Bressers. Allebei sponsors bij TPV BOKT.

Leden Commissie

Als Leden Commissie hebben we 2 acties gehad: - de flyer actie in februari en maart - de telefonische enquête in december Wat betreft de eerste actie daar hebben we anoniem de adressen van de leden ontvangen om zodoende te zien waar hoe zij zijn verdeeld over de omgeving met als doel om in die wijken te flyeren Wat betreft de tweede actie, daar hebben we 25 namen van de ledenadministratie ontvangen die minder dan 3 jaar lid zijn van de vereniging. We hebben naam en telefoonnr. gebruikt voor dat contact. Alle gegevens die we nodig hadden waren overigens normaal beschikbaar op het besloten deel op de website, van belang was het aantal jaren lidmaatschap i.v.m. het ledenbehoud. Aanvullend hebben wij als commissie gesteld dat als we weer persoonlijke informatie nodig hebben over een groep leden dat we dat formeel aanvragen aan de ledenadministratie. Ik heb Ronald van Itegem het voorstel gedaan dat hij een formulier opstelt voor commissies als zij gegevens nodig hebben. In dat formulier wordt bijvoorbeeld aangegeven: - wie vraagt het aan - voor welk doel - wat wordt er gedaan met de gegevens nadat het doel is bereikt

Padel

Bij padel worden voor zover bekend geen gegevens van de leden opgeslagen.

BOV/BOZ

Bij BOV/BOZ worden wel gegevens bijgehouden. Deze worden door de deelnemers zelf ingevuld in toernooi.nl t.b.v. de aanmelding.

Anja Bisschops

Zij vraagt namens de Jeugd Commissie een jeugdledenlijst op om het mail bestand van de JC aan te passen om actueel te kunnen zijn. Voor de lessen, voor met name nieuwe aanmeldingen, vraagt zij een actuele ledenlijst op om te kijken of de nieuwe aanmeldingen ook lid van TV Bokt zijn geworden. Ronald van Itegem, ledenadministratie, doet dit tegenwoordig ook.  Verder gebruikt zij de lijst niet. Meestal bewaart zij de oude lijst 1@2 jaar op haar PC.

Jeugd Commissie

De Jeugd Commissie laat alle inschrijvingen voor jeugd competitie en -toernooitjes via toernooi.nl lopen. De bijbehorende toernooi.nl bestanden worden opgeslagen in een Dropbox folder die alleen toegankelijk is voor de leden van de Jeugd Commissie. Bestanden ouder dan 2 jaar gooien we weg.

Commissie KNLTB

Overzicht gegevensverwerking commissie KNLTB van TPV Bokt.

Taak commissie KNLTB

De Commissie KNLTB van TV Bokt verzorgt voor de leden van TV Bokt de inschrijving voor en de interne organisatie van de door de KNLTB georganiseerde competities (voorjaars-, najaar- en wintercompetitie). Persoonsgegevens worden met dit oogmerk verwerkt.

Juridische basis voor de verwerking persoonsgegevens

De juridische basis voor het verwerken van persoonsgegevens is primair toestemming van de betrokkenen tot het verwerken van diverse persoonsgegevens: aanmelding voor de inschrijving vindt (vooralsnog en hoofdzakelijk) per ploeg plaats doordat de aanvoerders bij de aanmelding opgave doen van de leden van de ploeg met vermelding van het KNLTB-nummer van de leden van de ploeg. Hiermee worden de individuele leden van de ploeg verondersteld in ieder geval impliciet akkoord te zijn met de voor de inschrijving voor en interne organisatie van de competities noodzakelijke verwerking van hun persoonsgegevens. Voor de 8&9-competitie, indien georganiseerd, vindt aanmelding ook op individuele basis plaats. Daarmee is de instemming manifest.

Het competitiereglement zal overigens op dit punt worden aangepast in die zin dat vermeld zal worden dat individuele leden (van een ploeg met hun deelname aan een aangemeld ploeg) uitdrukkelijk instemmen met de volgens de commissie KNLTB van TPV Bokt voor een correcte inschrijving voor en werkbare interne organisatie van de competitie noodzakelijke verwerking van hun persoonsgegevens.

Praktische werkwijze

Ploegen worden zoals gesteld door hun aanvoerder via de site mijnknltb.toernooi.nl bij de commissie KNLTB voor inschrijving aangemeld. De aanvoerder vermeldt de individuele leden van de ploeg met hun KNLTB-nummer. Via het bij deze website behorende gebruikersprogramma Toernooi Planner kunnen de ingevoerde gegevens door de commissie KNLTB gedownload en verwerkt worden. De interne verwerking vindt hoofdzakelijk plaats in overzichten die zijn opgesteld met het programma Excel. Deze worden opgeslagen in een Microsoft OneDrive locatie in 'de Cloud'. Waar de servers zijn gevestigd is op dit moment niet bekend. Via de daarvoor door de KNLTB in stand gehouden geautomatiseerde systemen wordt, afhankelijk van de competitie, aan de hand van de opgegeven KNLTB-nummers een overzicht gemaakt van de individuele eindejaar rating en/of de actuele rating. Daarmee zijn ook de betreffende ratings per ploeg (via een Excelbestand) te berekenen. Aan de hand van deze ploegrating wordt een eerste voorlopige ploegenvolgorde gemaakt, welke vervolgens voor de inschrijving van de ploegen in het daarvoor door de KNLTB in stand gehouden geautomatiseerde systeem wordt ingevoerd. Dit systeem signaleert per lid en daarmee ook per ploeg de rating en beoordeelt daarmee ook autonoom, los van de voorlopige indeling van de commissie KNLTB, in welke klasse een ploeg ingedeeld behoort te worden. In afwijking van deze geautomatiseerde indeling kan de commissie KNLTB eventueel in daarvoor in aanmerking komende gevallen promotie of degradatie aanvragen. De eindstand van de voorgaande competitie waaraan de ploeg deelnam, kan hier bijvoorbeeld aanleiding toe geven.

Voor de 8&9-competitie kunnen de leden van TPV Bokt zich via de site mijnknltb.toernooi.nl bij de commissie KNLTB ook individueel voor inschrijving aanmelden. Via het bij deze website behorende gebruikersprogramma Toernooi Planner kunnen de ingevoerde gegevens door de commissie KNLTB gedownload en verwerkt worden. De interne verwerking vindt hoofdzakelijk plaats in overzichten die zijn opgesteld met het programma Excel. Deze worden opgeslagen in een Microsoft OneDrive locatie in 'de Cloud'. Waar de servers zijn gevestigd is op dit moment niet bekend. Voor de 8&9-competitie worden de ploegen ofwel op eigen initiatief samengesteld ofwel door de commissie KNLTB aan de hand van de individuele aanmeldingen. Aan de hand van deze ploegindeling wordt een eerste voorlopige ploegenvolgorde gemaakt, welke vervolgens voor de inschrijving van de ploegen in het daarvoor door de KNLTB in stand gehouden geautomatiseerde systeem wordt ingevoerd.

Enkele weken c.a. maanden na de inschrijving van de ploegen bij de KNLTB wordt de definitieve klassenindeling door de KNLTB bekend gemaakt. Op basis hiervan worden door de commissie KNLTB vervolgens onder andere de definitieve verdeling van de voor een competitiesoort ingeschreven ploegen over de klassen en de afdelingen en een baanschema opgesteld. Dit baanschema wordt gedeeld met de paviljoencommissie van TPV Bokt voor het opstellen van een rooster voor het overnemen van bardiensten.

Opmerking verdient dat de KNLTB geen bewerker is van de persoonsgegevens van de vereniging maar zelfstandig houder van een database met persoonsgegevens. Tennissers zijn namelijk zowel lid van een vereniging als van de KNLTB. En daarmee zijn de vereniging en de KNLTB gezamenlijk verantwoordelijke, ieder voor een eigen doel. De KNLTB verwerkt geen gegevens voor het verenigingsdoel, maar voor een eigen doel voor haar eigen leden.