- Bestuur TV Bokt Eindhoven, 01-03-2020
Beleidsvisie TV Bokt 2020 – 2025
Missie TV Bokt
TV Bokt wil op een verantwoorde financiële basis voorzien in de tennis- en padel behoeften voor met name Eindhoven Noord, voor zowel recreatieve als ook prestatieve tennissers.
Beleidsvisie 2020-2025
Om aan de missie te kunnen blijven voldoen zal de vereniging in 2020-2025 actief bezig moeten blijven om de inkomsten gegenereerd door contributieheffing en via de omzet van het paviljoen in verhouding te laten zijn met de noodzakelijke kosten voor beheer en exploitatie van het park.
Wat wil TV Bokt bereiken
Wij willen een toekomstbestendige vereniging zijn en dat is een vereniging die kan investeren in een prachtige kantine, in jeugdprogramma’s, in ambitie van haar leden en een sterk aanbod. Er is een brede groep leden actief en commissies zijn gevuld. Ook is de service (bijvoorbeeld openingstijden kantine) van zo’n niveau dat alle leden er gebruik van kunnen maken (ook overdag). Een toekomstbestendige tennissport voor TVBokt betekent dat er voor alle niveaus en ambities plek is bij de verenigingen en dat het aanbod aansluit bij wat mensen van een sportvereniging gewend zijn.
Inleiding
Deze derde beleidsvisie beschrijft hoe het Bestuur de ontwikkeling van TV Bokt ziet in de komende vijf jaar. Het is natuurlijk geen breuk met de beleidsvisie van de afgelopen jaren maar nieuwe technische en maatschappelijke ontwikkelingen en inzichten hebben geleid tot een andere dan wel aangepaste visie op onze vereniging.
Evaluatie
Zonder volledig te willen/kunnen zijn gezien de diversiteit en omvang van onze vereniging willen we als Bestuur toch de beleidsvisie van de afgelopen jaren evalueren. Het ledenaantal is door afnemende belangstelling voor de tennissport fors teruggelopen (zie ook analyse). Het is een zorg voor het Bestuur om genoeg leden te houden om zodoende allerlei activiteiten te organiseren, zodat we onze vereniging kunnen blijven profileren.
Op het gebied van de inzet van vrijwilligers kunnen we stellen dat we nog steeds in staat zijn geweest om onze vereniging op vrijwilligers te laten draaien. Het wordt echter wel steeds moeilijker om het geheel zo te organiseren. In nagenoeg alle commissies bestaan er vacatures.
Het Junioren/Jong seniorenbeleid is geëffectueerd. We bieden onze getalenteerde jeugd professionele trainingen aan op ons eigen park. Samen met de jeugdcommissie en de trainer wordt gekeken om diversiteit aan te brengen in de vorm van recreatief en prestatiegericht tennis.
Het behoud van de jeugd en de jong senioren blijft een punt van grote aandacht en zorg te meer omdat zij de basis zijn voor onze toekomst.
Analyse tennisontwikkeling van de werkgroep tennisvisie Eindhoven
Constateringen voor de vaststelling van het speelveld tennis
-Mensen zijn anders en meer gaan sporten. Het sportaanbod is uitgebreid door de groei van o.a. fitness, bootcamp maar ook het individueel ongebonden sporten zoals bijvoorbeeld hardlopen. Vooral volwassenen sporten minder binnen verenigingen. Hoewel het marktaandeel van de verenigingssport is teruggelopen, is het aantal verenigingsleden in Nederland maar heel licht gedaald.
-De KNLTB heeft veel leden verloren. Nog steeds is de tennissport in de meeste gemeenten de tweede verenigingssport. In veel steden boven de 80.000 inwoners is het ledenverlies er niet of veel minder.
-Het maatschappelijk belang van sport is groot. Gemeenten leggen bij verenigingen de vraag neer mee te denken over hoe zij als sportvereniging hun maatschappelijk rol kunnen vergroten. Sleutelbegrippen zijn duurzaamheid, toegankelijkheid, kwetsbare doelgroepen, wijkgericht en efficiënt en verantwoord gebruik van ‘dure’ gemeentelijke gronden. -Tennisverenigingen hebben vanuit historie vaak onafhankelijk gefunctioneerd. Beleid van de gemeente is gericht op het tot stand brengen van vitale toekomstbestendige sportverenigingen.
-Meer dan 70 procent van de tennisverenigingen zijn verzelfstandigd. Dit betekent dat de vereniging of de grond huurt van de gemeente tegen vaak een symbolische huurprijs, of dat de vereniging de grond pacht tegen een ‘verenigingsprijs’. De algehele overeenkomst is dat de grondpositie geen of lage kosten heeft en dat de banen en de groenvoorzieningen door de verenigingen in vele gevallen zelf worden betaald en verzorgd.
-Het aanbod van de tennissport is decennia niet veranderd. Sinds en aantal jaar is de KNLTB bezig het aanbod op te innoveren. Dit doet ze door nieuwe competitievormen te introduceren die meer passen bij wat mensen nu willen (kortere competitiewedstrijden). Het jeugdaanbod wordt gelijkgetrokken met hoe het bij andere sporten is geregeld: één jaarlidmaatschap inclusief lessen, competitie en toernooien i.p.v. iedere keer een aparte beslissing voor deelname aan trainingen en competitie (zie aanbod).
-De huidige tennisleden zijn niet meer zoals de tennisleden van een decennium geleden. Het gemiddelde tennis lid staat meer op de baan waardoor de KNLTB de vroegere baannorm van 90 tot 100 leden per baan heeft verlaagd naar een norm waarbij het aantal leden per baan tot 90 kan oplopen zonder dat er een ondergrens wordt genoemd. Veel verenigingen ervaren al te veel baandruk bij 60 of meer senioren per baan. Vroeger was het gewoon ‘af te hangen’ en een uurtje te wachten; dit is iets dat niet meer in deze tijd pas.
-Tennis is één van de duurste sporten kijkende naar een gemiddelde kosten inclusief kleding en tennislessen. Tennisverenigingen lijken een lage contributie te hebben maar schijn bedriegt. Een jeugdlid betaalt wellicht maar 80 euro contributie maar voor 30 tot 40 weken tennisles komt er nog tot 500 euro bij. Er zijn overigens grote verschillen in kosten voor de jeugd veroorzaakt door de kosten van de tennisschool, het vermogen van verenigingen om bij te dragen of de keuze voor 6 of 8 in plaats van 4 kinderen in een les. Er zijn veel verenigingen waar de kosten van een jeugdlidmaatschap inclusief tennisles onder de 250 euro blijft.
Ledenontwikkeling
In de tabel in het bijlagedocument wordt duidelijk, zowel op leeftijdscategorie als verdeling in junior en senior dat er sprake is van een forse terugloop in het aantal leden. Binnen de kring Eindhoven bijna 5000 leden. Hiervan neemt TV Bokt een substantieel deel voor haar rekening.
Uitwerking beleidsvisie 2020-2025
Leden
Of het nu senioren of jeugd betreft in de gemeente Eindhoven en specifiek bij TV Bokt is een forse teruggang te constateren in het aantal leden.
De vorige beleidsvisie ging nog uit van een ledenaantal van 1350. Helaas is gebleken dat dit niet houdbaar is geweest.
Effectief per1 4-1-2019 is het op dit moment, zie bijlagedocument
Nu gaan we uit van een gemiddeld aantal van 670 leden en de ambitie om naar 900 te groeien. Dit laatste wordt ook ingegeven door de introductie van padel in 2020. In Eindhoven is het aanbod voor padel nog beperkt. Dit kan mogelijk bijdragen tot een extra impuls voor sporters om bij TVBokt te komen.
We zullen natuurlijk alles in het werk stellen om de tendens van verdere teruggang tegen te gaan maar ook landelijk staat het aantal actieve tennissers onder druk.
Het Bestuur houdt dan ook nauwkeurig het ledenbestand in de gaten en zal, indien noodzakelijk, eventueel overgaan tot huur van een geringer aantal banen. In 2019 is hier helaas al gevolg aan gegeven. Er zijn vanaf 1 augustus 2019 in principe 10 tennisbanen beschikbaar en in 2020 komen daar nog 2 padelbanen bij. Door diverse leden wordt deze teruggang van banen betreurd. In onderstaande tabel en grafiek wordt duidelijk waarom we dit hebben moeten doen.
Het aantal leden per baan ligt met gemiddeld 62 leden per baan vrij laag. De norm van de KNLTB: 50-70 leden per baan mits geen verlichting. Met verlichting oplopend tot 90 leden per baan. Met andere woorden TV Bokt zit ruim in haar jasje.
Wat overigens een goed aantal is wordt bepaald door o.a.:
-Baankosten
-Aantal competitieteams
-Aantal uren per lid op de baan
-Lesintensiteit
-Aantal jeugdleden
-Aantal leden dat overdag tennist
Als Bestuur willen we dan ook nadrukkelijk aangegeven dat 10 banen tennisbanen en 2 padelbanen bij het huidige ledenaantal de norm ruimschoots overtreft.
TV Bokt zal via allerlei acties proberen het ledenaantal minimaal te handhaven maar streven naar uitbreiding tot 900. Dit is nodig om op een peil te zijn waarbij we als vereniging voldoende kwaliteit en gezelligheid kunnen bieden aan onze leden.
Ook via allerlei andere wegen zullen we nog proberen nieuwe leden te werven bv via het schooltennis, adverteren in bepaalde media enz.
Waar staan wij met ons aantal leden als vereniging binnen de gemeente Eindhoven? Hierbij wordt aangetekend dat de cijfers tot 2018 zijn verwerkt.
Wat is de huidige stand van het ledenaantal binnen de gemeente Eindhoven? Hierbij wordt aangetekend dat de cijfers tot 2018 zijn verwerkt. Zie bijlagedocument.
Jeugd
Er was een aangepast jeugdbeleidsplan opgesteld door de commissie jeugd waarbij een aantal van 300 jeugdleden wordt nagestreefd. Er leven hiervoor al diverse ideeën die nog nader worden uitgewerkt.
Een eerste verandering is ingezet met het vertalen van delen van de website in het Engels. We kunnen de conclusie trekken dat het aanbieden van de lespagina in het Engels voor de ledenadministratie en met name jeugd een groot succes is. Onze dank gaat dan ook uit naar iedereen die meegeholpen heeft om die Engelse versie te lanceren.
Ook blijven we alles in het werk stellen om de getalenteerde jeugd voor onze vereniging te behouden. Hoewel de jeugd gemiddeld veel andere ontspanningsmogelijkheden en bezigheden heeft zullen we o.a. door nog betere professionalisering en individualisering van de trainingen proberen de jeugd te enthousiasmeren voor het tennisspel en padel.
Ook zullen jeugdleden actiever benaderd worden om deel te nemen aan allerlei activiteiten, bv oudere jeugd inviteren om te participeren bij onze toernooien en daar ook een rol in te spelen. Er dient meer een gevoel te komen dat men erbij hoort.
Het is van belang om continuïteit te houden in tennis in die periodes waarin geen les wordt gegeven. Er moeten dan andere activiteiten worden aangeboden.
We willen met oudere jeugdleden starten als assistent bij de jongere groepen tegen een vergoeding van 4 euro per uur. Het is de trainer die bepaald hoeveel uren noodzakelijk zijn. Ook dient er een betere focus te komen op de begeleiding bij de overgang van jeugdlid naar jong senior! Hier ligt een taak in de samenwerking tussen jeugdcommissie en technische commissie.
Het betrekken van de ouders zal in 2020 meer aandacht krijgen. Jeugd activiteiten worden tijdig aan ouders doorgeven met een concrete lijst van taken waar we hulp bij nodig hebben. Tevens worden de ouders voorbereid om bij competitie oranje, groen en geel zelf ook zaken te regelen.
Er moet doorlopend worden geëvalueerd of de activiteiten die wij de jeugd aanbieden wel aansluiten bij hun wensenpakket. Verder moeten we natuurlijk blijven stimuleren om aan allerlei activiteiten deel te nemen zoals recreatieve toernooien maar ook KNLTB-competitie. Een belangrijke rol hierin is weggelegd voor de trainer. O.a. op die manier kunnen we ervoor zorgen dat de jeugd blijft tennissen en dat het aantal jeugdleden op niveau blijft. Verder wordt er daardoor meer binding met de club bereikt.
Een familievriendelijk tennisvereniging:
Het tennispark moet meer kindvriendelijk worden gemaakt en het wordt aantrekkelijker gemaakt om als ouder je kind op tennis te doen door een alles-in-1 aanbod, maar ook door ouder-kind activiteiten en specifiek aanbod voor ouders met jeugd. Ouders met kinderen hebben een druk bestaan wat betekent dat al het aanbod goed georganiseerd moet worden en moet passen bij hun planning. Samenwerking: Vooral bij de jeugd is meteen duidelijk waar de voordelen kunnen liggen. Het is essentieel dat gezamenlijk een gewenst beeld van tennis wordt neergezet. De commissie jeugd heeft hiervoor zoals eerder aangegeven al beelden ontwikkeld die moeten worden uitgewerkt en geïmplementeerd. Ook is budget vrijgemaakt om het speeltuintje weer toegankelijk te maken voor kleine kinderen om er te spelen. Dit is mogelijk een goede reden voor ouders met kinderen om het sportpark te bezoeken en mogelijk lid te worden van onze vereniging.
Aanbieding als men lid zou willen worden van onze vereniging.
Algemene uitgangspunten die hierbij worden gehanteerd:
-Ook voor bestaande leden iets bieden
-Investering van zowel TV Bokt als Sport Events
-Zowel voor senioren als junioren
-Evenveel voordeel onafhankelijk van moment van instroom in een jaar
Voor nieuwe leden:
Onderstaande acties gelden alleen als een persoon nooit eerder lid is geweest bij TV Bokt. -Een eenmalige korting van 50 % op de contributie van het volgende jaar.
-Wanneer je binnen 12 maanden na ingang van je lidmaatschap een tennislespakket afneemt, krijg je hierop 25 % korting. Van sport events een korting van 12,5%. En van TV Bokt ook een korting van 12,5 %. Hiervoor stuurt sport events een factuur aan TV Bokt.
-Een gratis proefles op de kennismakingdag. Je kunt een keuze maken tussen padel of tennis. De proeflessen worden 2 keer per jaar gegeven tijdens de kennismakingsdagen.
-Er worden vouchers ter beschikking gesteld om de eerste 12 maanden na ingang van je lidmaatschap gratis deel te nemen aan de toernooien die georganiseerd worden door de recreatiecommissie. Deze vouchers zijn persoonlijk en niet overdraagbaar.
-Tot 30 april 2020 kun je tot na 3 maanden het lidmaatschap stopzetten, mits het nieuw contributiejaar nog niet is ingegaan. De kosten komen dan neer op 3/12 van het jaarlidmaatschap. Dit voorstel zal telkens worden geëvalueerd om te bepalen of continuering nodig en verantwoord is.
Voor bestaande leden:
-Er wordt een maal per jaar een clinic met sport events gehouden waar een proefles kan worden gevolgd.
Incentiveregeling:
Wanneer je een nieuw lid aanbrengt, ontvang je per aangebracht lid een bedrag van 20 euro wat wordt gestort op je KNLTB-pas.
Voorwaarden:
Het aanbrengende lid is al minimaal 1 maand lid bij TV Bokt.
Het nieuwe lid was de afgelopen 12 maanden geen lid bij TV Bokt.
Het aanbrengende lid kondigt vooraf aan dat hij een lid aanbrengt door de naam van het nieuwe lid door te geven bij de ledenadministratie.
Het nieuwe lid geeft bij de aanmelding de naam van het aanbrengende lid door.
De incentive wordt gemaximeerd tot 200 euro.
Sponsoring
De instelling van de sponsorcommissie met een sponsorbeleidsplan en een afvaardiging in onze grote bestuursvergaderingen heeft ons de afgelopen jaren geen windeieren gelegd. Helaas bestaat deze commissie nu nog slechts uit een persoon. Het is van essentieel belang voor de vereniging dat de sponsoring gecontinueerd en waar mogelijk uitgebreid wordt.
De sponsorgelden zijn inmiddels aangegroeid tot een jaarlijks sponsorbedrag van ruim 10.000 euro. Dit schept de mogelijkheden voor beperkte extra’s binnen de vereniging.
De gelden gegenereerd door de sponsorcommissie komen nagenoeg geheel ten goede aan activiteiten binnen de vereniging. Mede gezien de economische veranderingen om ons heen zullen we alle zeilen moeten bijzetten om de sponsoring op niveau te houden dan wel misschien zelfs uit te breiden.
M.i.v. 2020 hebben we een sponsorcontract met Akwi Sport.
Communicatie
Er is een volkomen transparante financiële verslaglegging welke door de penningmeester en toegevoegd lid wordt uitgevoerd.
Ook de verschillende commissies hebben een geprofessionaliseerde verslaglegging van de activiteiten. Dit zal ter inzage zijn voordat de ALV zal plaatsvinden. Ook wordt na elk boekjaar gevraagd of de ingestelde kascommissie tijdens de ALV haar goedkeuring wil verstrekken aan de opgeleverde jaarstukken.
De website zal een vernieuwing/verandering ondergaan. Binnen afzienbare tijd zal er een nieuw systeem moeten worden geïmplementeerd.
Ninebits heeft zo’n 7 jaar TV Bokt gesponsord in de vorm van de website en deels de hosting. Wegens nieuwe focus, verandering van werkzaamheden en groei wordt het gebruikte CMS thans niet meer officieel ondersteunt. Dit betekent dat TV Bokt hier de komende periode maatregelen voor zal moeten gaan treffen. De website zal gemigreerd moeten worden, e.e.a. is hierbij vermoedelijk afhankelijk van het beschikbare budget. Met andere woorden er moet een commissie worden benoemd die dit gaat oppakken met in het achterhoofd de IT- mogelijkheden van webhosting en de veranderende sociale netwerken voor informatie.
In welke vorm willen wij communiceren en consumeren leden informatie enz. We hebben nog even tijd. Ook speelt het ontsluiten van data bij TV Bokt. Ook hierin is nog veel winst te behalen. Beide onderwerpen raken elkaar en kunnen mogelijk bij de uitwerking functioneel gezien dicht bij elkaar komen te liggen. Er is een werkgroepje geformeerd om e.e.a. voor te bereiden. Een voorstel ziet in eerste instantie vooral toe op de kapstok die nodig is. Daarna komt de inhoud. De ondersteuning van het huidige systeem is nog geborgd voor ong. 12 maanden.
Vrijwilligers
Het Bestuur heeft de vaste intentie om de komende jaren – net zoals in
het verleden – de vereniging te laten draaien op vrijwilligers.
Om dit te bereiken zal van ons allemaal een inspanning worden gevraagd.
Via lobbyen, mensen persoonlijk benaderen enz. moet het mogelijk zijn om meer mensen te vinden voor misschien wel meer deeltaken die er binnen de vereniging zijn. Helaas constateren we als bestuur dat in alle commissies al geruime tijd vacatures bestaan die nog steeds niet zijn ingevuld. Dit legt uiteraard een grote druk op de leden die wel in de diverse commissies zitting hebben. De vereniging kan slechts bestaan als er voldoende leden zijn die bereid zijn alle activiteiten en taken die nodig zijn voor vereniging mee uit te voeren. Wij roepen alle leden op om na te gaan of zij activiteiten mee willen ontplooien voor onze mooie vereniging. Alle commissies zullen jullie met open armen ontvangen.
Innovatie
Het Bestuur was eerder van mening dat TV Bokt een leidende rol moet gaan spelen,
maar wel binnen bepaalde grenzen, specifiek op het gebied van ledverlichting. In samenwerking met de gemeente Eindhoven heeft een onderzoek plaatsgevonden naar de haalbaar en betaalbaarheid van ledverlichting op alle sportparken in de gemeente. De uitkomsten van dat onderzoek heeft aangegeven dat beoogd besparingen en voordelen nu niet haalbaar zijn. De gemeente Eindhoven zal zich beraden en medio 2020 met een nieuwe aanpak en mogelijk voorstel komen.
Ook wordt de jeugd in het kader van communicatie betrokken bij het aangeven van hun informatiebehoefte en de wijze waarop dit moet worden aangeboden (zie ook communicatie). Verder onderzoek en overleg met allerlei instanties zal worden uitgebouwd.
Ook zal worden onderzocht of we niet meer maatwerk aan onze (nieuwe)leden kunnen geven.
Financiën
Door de penningmeester is een separaat hoofdstuk toegevoegd met een begroting voor het komend jaar. In de ALV van 2020 wordt door de kascommissie de balans en V&W-rekening getoetst en een goedkeuring afgegeven. Een gezonde club heeft ook een gezonde kantine. Het bestuur heeft ingestemd om de kantine, als daar vraag naar is, te verhuren aan leden van de vereniging. Hiermee kunnen extra inkomsten worden gegenereerd.
Bestuursstructuur.
TV Bokt zal de komende jaren de volgende bestuursstructuur kennen waarbij de doelstelling is dat voor iedereen duidelijk is wie waarvoor het aanspreekpunt is en wie verantwoordelijk is. - Dagelijks Bestuur; algemeen beleid; voorzitter, penningmeester en secretaris; Het penningmeester- en het secretariaat schap zijn op te splitsen in deelwerkzaamheden, zodat de functies beter invulbaar kunnen zijn.
- Technisch beleid; De Technische Commissie heeft als taak:
a. het verrichten van alle werkzaamheden, die verbonden zijn aan de
deelname van TV Bokt aan de jaarlijkse KNLTB-competities.
b. het organiseren van de jaarlijkse clubkampioenschappen.
c. het organiseren van allerlei KNLTB toernooien en ook het DEN toernooi
d. medeverantwoordelijk voor het verzorgen van de trainingen
- Jeugdbeleid; De Jeugdcommissie heeft als taak:
a. Belangenbehartiging van de jeugdactiviteiten die in het technisch beleid en
het recreatief beleid verankerd zijn. Onder haar verantwoordelijkheid vallen;
KNLTB, IJK, Clubkampioenschappen, BOJ, DEN, Recreatieve toernooien.
b. medeverantwoordelijk voor het verzorgen van de trainingen. (Tenniskids)
c. Samenwerking met TC over begeleiding jonge senioren.
- Commercieel beleid.; Hieronder vallen o.a. de taken van de Paviljoencommissie, de Sponsorcommissie en Ledenbehoud en werving en PR.
- Recreatief beleid; De Recreatiecommissie heeft als taak:
a. Bevordering van tennisactiviteiten in de recreatieve sfeer door middel van het organiseren van recreatieve toernooien, hussel enz.
b. Verantwoordelijk voor verloop van jaarlijkse interne zomer- en winter ISK
c. Aanspreekpunt voor de WDWC
d. Aanspreekpunt voor de seniorenpluscommissie.
e. Aanspreekpunt voor overige recreatieve activiteiten die niet tennis gerelateerd zijn zoals rikken, petanque, BBC
Duidelijk is dat het bestuur van TV Bokt in de voorbije decennia niet heeft stilgezeten en nog steeds niet stil zit, en met overtuiging en daadkracht heeft gewerkt, en nog steeds werkt aan een vereniging, die ook meer dan levensvatbaar zal zijn in de komende 10-20 jaren, zowel qua infrastructuur, evenals qua financiële onderbouwing van een en ander.
Bestuursstructuur
Zie bijlagedocument.